Importare ordini da file Excel(csv)

Il tempo perso ogni giorno per caricare Ordini e DDT in c/lavoro corrisponde ad un costo non sostenibile al giorno d'oggi. Importare ordini da file Excel(csv) è una semplice ed efficace soluzione...

Per un negozio online è facile ricevere gli ordini: vengono caricati direttamente sul sito dal cliente e automaticamente entrano nel sistema.
Invece tra aziende B2B non è tutto così immediato, normalmente l’azienda A (cliente) con il suo gestionale emette l’ordine in formato PDF che viene inviato all’azienda B (fornitore). Il fornitore una volta ricevuto l’ordine lo carica manualmente nel suo gestionale e come ultimo passaggio è buona norma che invii la conferma d’ordine. In questa relazione è evidente come la comunicazione e la reciproca collaborazione sono le chiavi vincenti per evadere sempre correttamente gli ordini, gli ordini cliente inviati devono essere chiari e di facile interpretazione.
Se tra le due aziende gli ordini sono frequenti e composti da tante righe vale la pena implementare una gestione di import automatico/semiautomatico.
Verificare come prima cosa quali gestionali di magazzino usano le due aziende; se fosse lo stesso software non è escluso che sia già implementata la gestione per importare gli ordini in automatico.

importare file excel

Negli altri casi senza implementare una costosa gestione personalizzata (in alcuni casi può valerne la pena) un valido compromesso è importare il corpo dell’ordine da file CSV. Il file CSV è un formato di file di testo utilizzato generalmente per l’esportazione o l’importazione di fogli elettronici (Excel) o database, tutti i gestionali di magazzino in fase di stampa dell’ordine offrono la possibilità di salvare i file in questo formato.
Il cliente oltre al PDF dell’ordine invia anche il corrispondente file in formato .csv e il fornitore riuscirà ad importare nel “corpo” del documento tutte le righe d’ordine con un’unica operazione.
La prima volta che viene eseguito l’import vanno configurate le posizioni dei vari campi, (cod.art., quantità, prezzo…) in modo che l’import avvenga correttamente.

Nota: è raro che i file CSV generati da clienti diversi abbiano la stessa struttura. Ne consegue che quasi sempre per ogni cliente va configurato la prima volta l’import.

Per i successivi ordini sarà evidente il risparmio di tempo e la riduzione degli errori.
Annotazione: se il codice articolo richiesto dal cliente non è presente in archivio quest’ultimo normalmente non viene importato.